I remember the first days of 6Scan, a company Nitzan (my partner) and I founded, more than 50 percent of our time was dealing with tasks that need to be done for the company but doesn’t push forward the business nor technology – Logistics, from office rent to dealing with spam mail someone has to do it and it’s very time consuming.

Most first timers have assumptions about administrative services and I think it’s a good time to confront them:

Anyone can do administrative work in no time, no need to be an expert
A lot of experience, knowledge and vast connections are required to effectively handle administrative work of a startup company, communicate and run services by accountants, bookkeeping, insurance agent, lawyers, banks, investors and many small administrative mistakes such as dealing with mistakes in pension funds of employee or even other mistakes that may led to money losses for the company.

One of the founders can do it additionally to his other tasks
Founders take main roles in startups, business or technology and taking care of administrative tasks is time consuming, if you’ll use administrative services you’ll free yourself to do what’s best for the company.

We have accountant and insurance agent, we don’t need administrative services
Accountants and insurance agents have thousands of other companies to deal with and don’t really personally take care of your company, only administrative manager will be on your side and take care of the company’s interest.

We better take administrative manager of our own than outsource, she will be more reliable and for long term
The payroll of a good administrative manager is a lot higher than outsourcing the administrative tasks and there’s no obligations of Employer-employee relationship. You can consume administrative services based on the companies’ needs and the price will be adjustable, working with outsourced administrative manager will make sure to have more stability to work with organizations and not be based by single person.

Bottom Line: I would like to highly recommend an administrative services named OpServ, especially the founder Inbal Shlezinger who take care of the company’s administrative tasks and let us focus on the business and technology, since we brought her on board Nitzan was able to run 6Scan’s office in united states and I was able to focus on building the product with the R&D team in Israel.

The post Why You Should Use Administrative Services From Day 1 appeared first on אופסרב - אדמיניסטרציה ותיפעול במיקור חוץ.

אבל בפועל, רוב הזמן את/ה עוסק/ת ב"בלבולי המוח" של ההתנהלות העסקית – הנהלת חשבונות, רו"ח, גרפיקה, דפוס, עובדים, ביטוח, מחשבים, לקוחות, ספקים…. ולא נשאר לך מספיק זמן לעשות מה שהתכוונת לעשות, ובעיקר לא נשאר זמן וכח לעשות כסף.

כשיש קצר מזמינים חשמלאי, כשהאוטו מתקלקל הולכים למוסך, כשתפעול העסק מציף אותך, זה הזמן למיקור חוץ, או בשמו הלועזי Outsourcing שזאת הדרך לייעל את עבודתו של האירגון, מבלי להשקיע משאבים רבים מדי. Outsourcing בתחום שלשירותי תפעול, אדמיניסטרציה ומשרד מקובל מאד בעסקים קטנים ו/או בינוניים באירופה, ארה"ב וגם בארץ הנושא הולך ומתפתח. מיקור החוץ ניתן באתר העסק או באמצעות התחברות ממוחשבת מרחוק.

למרות שנראה כאילו מדובר בהוצאה נוספת, למעשה עבור רוב הארגונים או העסקים חוסך השירות שעות עבודה יקרות של מנהל או בעל העסק וכן הוצאות של העסקת עובדים נוספים בחברה (שכר, נסיעות, חופשות, הבראה, פנסיה, עלויות מעביד ועוד). הארגון נעזר בשירותי תפעול ומשרד חיצוניים, באופן שוטף או לפי צורך מזדמן, נהנה משירותים מתקדמים ומקצועיים וחוסך בעלויות השוליות של תפעול העסק. Outsourcing מאפשר לארגון או לעסק להתמקד בתחום התמחותו, להשקיע את מרב משאביו בייצור בתחום העיקרי של הארגון. תחילתה של השיטה בתעשיית ההיי-טק והיא איפשרה לארגונים לייעל את תפקודם, לחסוך בעלויות ולקבל מענה לצרכיהם התפעוליים והמשרדיים במהירות.

צורת התקשרות גמישה של מיקור חוץ מאפשרת לבעל העסק או למנהל לגוון את הדרישות מהספק של השירות בהתאם לצרכים המשתנים של העסק. בעוד עובד שכיר בארגון ממוקד בתחום עיסוק מסוים שירותים חיצוניים מקצועיים מאפשרים מענה לצרכים נרחבים ומגוונים שעובד בודד לא יוכל לספקם. שירותי תפעול חיצוניים מאפשרים למנהל או לבעל העסק להתמקד בתחומי הליבה של הארגון – פיתוח עסקי והגדלת ההכנסות, נושאים שהם ביסוד הארגוני או העסק.

השיטה חוסכת התעסקות עם גיוס והכשרה של צוות והרחבת מעגל העובדים הקבועים של הארגון.

ארגון או עסק קטנים רו בינוניים לעיתים לא יכולים להרשות לעצמם או להצדיק הקצאת תקנים מסויימים בשל היקפי פעילות נמוכים יחסית. העדרם של אנשי המקצוע המיומנים, פוגם בתפקוד העסק. שירותי מיקור-החוץ בתחום של תפעול עסקי ומשרד מהווה פתרון עסקית לבעיה זו. מיקור חוץ מעניק לארגון המשתמש בו יתרונות נוספים כמו החופש להתמקד בפעילות הליבה הארגונית, קיצור זמן הגעת מוצר לשוק וצמצום בעלויות, השגת ניהול יעיל יותר, תגובה מהירה יותר לשינויים, שיפור יתרון תחרותי וחדשנות

איך נדע מתי צריך מיקור חוץ?

• כשהמטלות האדמיניסטרטיביות מעיקות, גוזלות זמן יקר ופוגעות בתפקוד העסק
• כשהניירת עולה על גדותיה ואין זמן לעשות סדר
• כשדרושה תמיכה בביצוע פרויקטים שונים
• כשהעבודות המשרדיות השוטפות גדלות ולא נכון להעסיק עובד נוסף
• כשחסרים זמנית בעלי תפקיד בארגון
• כשעומס המטלות השוטפות לא מאפשר לעסוק בפיתוח העסק
• כשהתחושה היא שרוב הזמן מוקדש לנושאים שאינם מניבים הכנסה
• כשצריך להכין מצגת ואין זמן להכינה
• כשרוצים להכין חומר לאתר או לעסק ולא מוצאים את הזמן
• כשמתים לצאת לחופשה אבל השוטף לא מאפשר

The post בסך הכל רצית עסק משלך; <br>מסעדה מדליקה, חנות ממותגת, משרד יעיל, השקעה מוצלחת appeared first on אופסרב - אדמיניסטרציה ותיפעול במיקור חוץ.

אייר בייס מייצגת את דור הסטארט-אפים הנוכחי, המתאפיין בהתנהלות "רזה". עקב אילוצים מימוניים הנובעים ממשבר בענף ההון סיכון ובזכות התקדמות טכנולוגית, הם מגיעים להישגים גדולים בזמן קצר ובהשקעות קטנות. הסטארט-אפים הרזים מחזיקים מעמד זמן ארוך יחסית עם מעט עובדים (ובמידת הצורך נעזרים במיקור חוץ) ובמימון עצמי (או עם השקעות חיצוניות קטנות), ויוצאים מהר ככל האפשר עם מוצר לשוק.

"המשמעות המרכזית של היותנו סטארט-אפ רזה היא ההתבססות שלנו על קבלני משנה ויועצים לכל מה שלא נמצא בליבת העשייה של החברה. מבנה השוק בישראל מאפשר גישה למומחים כמעט בכל תחום ובעלויות סבירות", אומר עירד קינרייך, מנכ"ל ומייסד אייר בייס.

לדבריו, "בכל הנוגע ללקוחות, פעילות רזה פירושה שאין לנו מלאים או מחסנים, ולכן הייצור נעשה על פי הזמנות בלבד ותוך כיסוי חלק הארי של ההוצאות במקדמות. זה לא תמיד נוח ללקוח, אבל זה מאפשר לכולם ליהנות ממחירים נוחים". כך, באמצעות צוות קטן המלווה במומחים וביועצים, יכולה החברה להבטיח ללקוחותיה מחיר נמוך ולחדור לשוק עם מוצר בעלות של כ-2,000 דולר, בעוד מוצרים מקבילים עולים כ-150 אלף דולר.

עופר טימור חזר באחרונה להשקיע בסטארט-אפים צעירים כשותף במיקרו קרן הון סיכון אינימיטי, לאחר הפסקה של כמה שנים. בתחילת העשור הקודם השקיע באמצעות קרן ההון סיכון דלתא ונצ'רס בחברות כמו פרוביג'נט וברודלייט. "זה עולם אחר. מספר האנשים בחברות הצטמק וחלה התקדמות אדירה בזמני היציאה לשוק", אומר טימור. "בשנות ה-2000 היה לוקח בין שנה לשנה וחצי עד שהחברה היתה יוצאת עם מוצר שניתן למכור אותו. המספרים התכווצו לחמישית מזה, וכיום בתוך חודשים ספורים אפשר לעלות לאוויר גם עם אפליקציות די מורכבות".

גם מספר העובדים הממוצע בסטארט-אפ קטן. "כיום עובד על מוצר צוות של ארבעה-חמישה אנשים. בתחילת העשור הקודם, פחות מ-20 איש לא היו נחשבים לחברה", מוסיף טימור. לדבריו, אבני הדרך שלפיהן נמדדות החברות השתנו, וכיום בפחות כסף הסטארט-אפים מגיעים להישגים משמעותיים בהרבה.

The post דיאט סטארט-אפ: <br> פחות עובדים, פחות תשתיות, פחות כסף appeared first on אופסרב - אדמיניסטרציה ותיפעול במיקור חוץ.

"רזה אין פירושו להיות קמצן, אלא להיות יתר יעיל, ועדיין לעשות דברים גדולים",

דרו יוסטון, מייסד חברת האחסון בענן דרופבוקס, שאימצה גישה זו בראשית דרכה, סיפר כי אחרי שקרא את הספר של ריס, החברה התחילה להזרים פיצ'רים חדשים ברגע שהיו מוכנים, במקום להמתין ולהשיק מוצר שלם. דוגמה נוספת לסטארט-אפ שנשאר קטן הוא אינסטגרם, שהעסיק 13 עובדים בלבד, ונמכר השנה לפייסבוק במיליארד דולר. החברה, שפיתחה אפליקציית שיתוף תמונות לאייפונים, הקשיבה לצורכי המשתמשים ורק לאחר מכן פנתה לפיתוח המוצר לאנדרואיד.

היזמים הישראלים נקטו תמיד פרקטיקות המאפיינות את הסטארט-אפ הרזה – ריצה מהירה קדימה ושינוי כיוון בעת הצורך. ואולם רק בחצי השנה האחרונה רואים יזמים שאימצו את הגישה באופן נרחב. "הסטארט-אפ הרזה אומר שבכל שלב צריך לנסות להגדיר מה הדבר המשמעותי ביותר שאתה לא יודע, או מה הסיכון הגדול ביותר לקיומה של החברה, ואיך ניתן להפחית אותו באמצעות תקשורת עם לקוחות.

בשנים האחרונות הובילו שינויים טכנולוגיים, מימוניים וניהוליים לשינוי הגישה של הסטארט-אפים. אחד המשמעותיים שבהם הוא התכווצות מקורות המימון הזמינים לסטארט-אפים בראשית דרכם לאחר שקרנות ההון סיכון צמצמו את השקעותיהן בשלבי סיד. "פעם היה ברור לגמרי שכשאתה מקבל כסף מקרנות הון סיכון, אתה הולך ושוכר משרדים בהרצליה פיתוח או בתל אביב, היה ברור שסטארט-אפ נראה כמו סניף של בנק ושהכל מתוקתק עד הסוף. כיום החבר'ה מחפשים את המינימום. המיקום פחות חשוב. אוספים רהיטים מחברים, מסתכלים על כל אגורה. שומרים את העיקר כדי להביא אנשים טובים, כי מבינים שמשרד יפה לא מקדם את המוצר",

לשינויים תרמו גם שינויים טכנולוגיים שהופכים את חיי המפתחים לקלים יותר. "כיום כבר לא צריך להמציא הכל מחדש, בעיקר בזכות אלמנטים של קוד פתוח, וקל יותר לעשות אינטגרציה עם חלקים בתוכנה שלא אתה פיתחת. לא מוכרחים לקחת עובד בשביל כל דבר, אפשר לעשות מיקור חוץ, למשל, להפיכת אפליקציית אנדרואיד לאפליקציית אייפון". המעבר למחשוב ענן חוסך לחברות הוצאות על שרתים גדולים. "לא צריך להשקיע עשרות אלפי דולרים מראש כדי להקים חדר מחשבים מטורף. הכל יותר מודולורי מבעבר, והתשתיות שעליהן יושבות החברות פשוטות וזולות יותר", הוא מוסיף.

שינוי נוסף הוא התרבותם של חללי עבודה משותפים, חממות ותוכניות האצה לסטארט-אפים, המאפשרים להם לקבל משרדים במחיר מוזל ולחסוך בהוצאות מינהליות. המסגרות האלה גם מאפשרות ליזמים להתייעץ אלה עם אלה בנוגע למוצר, ולקבל חוות דעת נוספת.

"אם כבר להיכשל, אז מהר ובזול"

היציאה המוקדמת לשוק מאפשרת לחברות להגיע להכנסות בשלב מוקדם יותר מבעבר, ולהידרש פחות לגיוס הון חיצוני. "הכסף מהמכירות נכנס למאזן, אז החברה מגיעה לבשלות בשלבים מוקדמים יותר ולא נבנית רק מכספי משקיעים. אנחנו מכירים הרבה דוגמאות לחברות שהתחילו ליהנות מהכנסות, וכך היזמים מדוללים פחות", אומר טימור.

בחירה במודל רזה גם מאפשרת ליזמים להקפיץ את שווי החברות ולשפר את מעמדם מול המשקיעים. לטענת שוחט, סטארט-אפים שמתקשרים עם הלקוחות ועם השוק בשלב מוקדם, מורידים את רמת הסיכון הכרוכה בהשקעה. "בפייס עשינו דה-ריסקינג כמעט מלא לטכנולוגיה לפני שגייסנו כסף חיצוני", אומר שוחט, "ולפני שגייסנו סכום גדול יותר הוכחנו שיש דרישה למוצר, וכך העלינו את שווי החברה ויצרנו תחרות בין המשקיעים. אם נכשלים, מוטב להיכשל מהר ובזול".

The post רזה ומאושר: <br> הסטארט-אפים הרזים הם הטרנד החם של עולם ההיי-טק. appeared first on אופסרב - אדמיניסטרציה ותיפעול במיקור חוץ.