בסך הכל רצית עסק משלך; מסעדה מדליקה, חנות ממותגת, משרד יעיל, השקעה מוצלחת, פרוייקטים מכניסים, סטודיו ייחודי….. רצית לעסוק במה שמעניין אותך, במה שאת/ה טוב/ה בו. ולהיות אדון לזמן ולפוטנציאל ההכנסה שלך.
אבל בפועל, רוב הזמן את/ה עוסק/ת ב"בלבולי המוח" של ההתנהלות העסקית – הנהלת חשבונות, רו"ח, גרפיקה, דפוס, עובדים, ביטוח, מחשבים, לקוחות, ספקים…. ולא נשאר לך מספיק זמן לעשות מה שהתכוונת לעשות, ובעיקר לא נשאר זמן וכח לעשות כסף.
כשיש קצר מזמינים חשמלאי, כשהאוטו מתקלקל הולכים למוסך, כשתפעול העסק מציף אותך, זה הזמן למיקור חוץ, או בשמו הלועזי Outsourcing שזאת הדרך לייעל את עבודתו של האירגון, מבלי להשקיע משאבים רבים מדי. Outsourcing בתחום שלשירותי תפעול, אדמיניסטרציה ומשרד מקובל מאד בעסקים קטנים ו/או בינוניים באירופה, ארה"ב וגם בארץ הנושא הולך ומתפתח. מיקור החוץ ניתן באתר העסק או באמצעות התחברות ממוחשבת מרחוק.
למרות שנראה כאילו מדובר בהוצאה נוספת, למעשה עבור רוב הארגונים או העסקים חוסך השירות שעות עבודה יקרות של מנהל או בעל העסק וכן הוצאות של העסקת עובדים נוספים בחברה (שכר, נסיעות, חופשות, הבראה, פנסיה, עלויות מעביד ועוד). הארגון נעזר בשירותי תפעול ומשרד חיצוניים, באופן שוטף או לפי צורך מזדמן, נהנה משירותים מתקדמים ומקצועיים וחוסך בעלויות השוליות של תפעול העסק. Outsourcing מאפשר לארגון או לעסק להתמקד בתחום התמחותו, להשקיע את מרב משאביו בייצור בתחום העיקרי של הארגון. תחילתה של השיטה בתעשיית ההיי-טק והיא איפשרה לארגונים לייעל את תפקודם, לחסוך בעלויות ולקבל מענה לצרכיהם התפעוליים והמשרדיים במהירות.
צורת התקשרות גמישה של מיקור חוץ מאפשרת לבעל העסק או למנהל לגוון את הדרישות מהספק של השירות בהתאם לצרכים המשתנים של העסק. בעוד עובד שכיר בארגון ממוקד בתחום עיסוק מסוים שירותים חיצוניים מקצועיים מאפשרים מענה לצרכים נרחבים ומגוונים שעובד בודד לא יוכל לספקם. שירותי תפעול חיצוניים מאפשרים למנהל או לבעל העסק להתמקד בתחומי הליבה של הארגון – פיתוח עסקי והגדלת ההכנסות, נושאים שהם ביסוד הארגוני או העסק.
השיטה חוסכת התעסקות עם גיוס והכשרה של צוות והרחבת מעגל העובדים הקבועים של הארגון.
ארגון או עסק קטנים רו בינוניים לעיתים לא יכולים להרשות לעצמם או להצדיק הקצאת תקנים מסויימים בשל היקפי פעילות נמוכים יחסית. העדרם של אנשי המקצוע המיומנים, פוגם בתפקוד העסק. שירותי מיקור-החוץ בתחום של תפעול עסקי ומשרד מהווה פתרון עסקית לבעיה זו. מיקור חוץ מעניק לארגון המשתמש בו יתרונות נוספים כמו החופש להתמקד בפעילות הליבה הארגונית, קיצור זמן הגעת מוצר לשוק וצמצום בעלויות, השגת ניהול יעיל יותר, תגובה מהירה יותר לשינויים, שיפור יתרון תחרותי וחדשנות
איך נדע מתי צריך מיקור חוץ?
- כשהמטלות האדמיניסטרטיביות מעיקות, גוזלות זמן יקר ופוגעות בתפקוד העסק
- כשהניירת עולה על גדותיה ואין זמן לעשות סדר
- כשדרושה תמיכה בביצוע פרויקטים שונים
- כשהעבודות המשרדיות השוטפות גדלות ולא נכון להעסיק עובד נוסף
- כשחסרים זמנית בעלי תפקיד בארגון
- כשעומס המטלות השוטפות לא מאפשר לעסוק בפיתוח העסק
- כשהתחושה היא שרוב הזמן מוקדש לנושאים שאינם מניבים הכנסה
- כשצריך להכין מצגת ואין זמן להכינה
- כשרוצים להכין חומר לאתר או לעסק ולא מוצאים את הזמן
- כשמתים לצאת לחופשה אבל השוטף לא מאפשר
